UN·E AGENT.E ADMINISTRATIF.VE POUR SON SERVICE VIE ASSOCIATIVE/EVENEMENTIEL H/F
Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible
Environnement du poste
Sous la responsabilité de la Cheffe du service vie associative et événementiel, au sein de la Direction de l’Animation de la Cité, vous apportez votre soutien dans la mise en œuvre administrative, logistique et opérationnelle des évènements organisés par la collectivité et les associations de la ville.
Vos principales missions
- Soutien administratif lié à la réalisation des évènements et à la gestion des salles :
- Rédaction de courriers, conventions, notes, rapports, compte-rendu,
- Gestion de l’information, classement et archivage des dossiers,
- Création et mise à jour de plannings, calendriers événementiels liés à la programmation en cours et prévisionnelle,
- Gestion du planning des différentes salles de la ville et des tâches administratives de location,
- Élaboration et suivi d’outils informatiques utiles au fonctionnement du service (annuaires prestataires, répertoires, fichier associations, statistiques, fréquentation de salles, reporting…),
- Gestion des inscriptions liées aux événements,
- Traitement et suivi des interventions de l'équipe des Fêtes,
- Réalisation de travaux comptables (demande et suivi de devis, bon de commande, suivi dépenses, budget…).
- Soutien logistique et opérationnel liés aux évènements :
- Aide aux équipes de terrain (installations, rangement, catering, accueil du public, des prestataires ou services partenaires),
- Présence lors des évènements (Dictée, Foires à tout, Bal, Feu d’artifice de rentrée, Forum des associations, Orsay sous les Sapins...).
- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires :
- Accueil et renseignements des différents acteurs (responsables d’associations, partenaires …)
- Gestion des appels téléphoniques et des courriers/colis entrants
- Repérer les dysfonctionnements et les signaler à la responsable,
- Contribuer à la continuité du service en fonction de ses compétences et qualifications.
Votre profil
- Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métiers,
- Connaissance du logiciel CIRIL,
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Capacité d’autonomie et d’organisation ;
- Qualité relationnelle, diplomatie et sens de l’accueil ;
- Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle ;
- Disponibilité soirées, week-end et jours fériés ;
- Expérience dans l’Animation et/ou vie associative appréciée ;
- Permis B ;
- Force de proposition, rigueur et réactivité.
Conditions de recrutement
- Poste à pourvoir dès que possible à temps complet 37h30/semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT).
- Forte disponibilité en saison (pose de congés en lien avec les opérations).
- Horaires décalés lors des manifestations.
- Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs, catégorie C).
- Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants + forfait mobilité durable.
- Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap.