UN.E AGENT·E D'ACCUEIL SECRÉTAIRE DU PÔLE SÉNIORS H/F
Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible
Environnement du poste
Rattachées au CCAS de la ville, les résidences autonomie Saint-Laurent et La Futaie accueillent des retraités valides qui ont néanmoins fait le choix de conserver leur totale autonomie tout en pouvant bénéficier de services et animations.
Vos principales missions
Sous l’autorité de la cheffe du pôle séniors vous aurez pour missions:
- Assurer les tâches administratives liées à l’activité de la Résidences Saint-Laurent :
- Concevoir, actualiser et gérer les dossiers des résident·e·s et établir tous les documents/ courriers nécessaires,
- Classer et archiver les dossiers et documents des résident.e.s,
- Réceptionner, trier et diffuser l’information : traitement du courrier, suivi des parapheurs,
- Gérer les commandes du matériel et des fournitures nécessaires à l’activité du service,
- Créer et tenir un tableau de bords, suivis et transmissions en lien avec les résident.e.s,
- Réaliser l’accompagnement administratif des résident·e·s (demandes d’admissions, entrées, suivi des locations, départs),
- Réceptionner et distribuer le courrier, les colis des résident.e.s si nécessaire.
- Assurer l’accueil lié à l’activité de la Résidence St Laurent :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Informer, et orienter les résident·e·s, leurs proches, les intervenants extérieurs, les prestataires de service et de fourniture etc,
- Renseigner les interlocuteurs·trices et relayer si nécessaire vers l’interloteur·trice compétent·e,
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les Résidences Autonomie.
- Veiller à la salubrité et la sécurité des locaux et matériels des deux résidences autonomie,
- Participer au collectif de travail.
Votre profil
- Avoir une expression orale et rédactionnelle de bonne qualité,
- Savoir utiliser les outils informatiques (word, excel, messagerie, téléphonie, tableaux de bord et outils de planification et suivi),
- Connaître l’organisation et le fonctionnement des résidences, du pôle action sociale et de la collectivité en général,
- Connaître les caractéristiques des personnes âgées et leurs pathologies,
- Savoir pratiquer les gestes premiers secours, connaître la procédure d’évacuation incendie,
- Connaître et mettre en application les règles d’hygiène et de sécurité, la méthode HACCP,
- Connaître les procédures et respecter les consignes de surveillance,
- Connaître le fonctionnement du matériel mis à disposition,
- Avoir des notions d'ergonomie (gestes et postures),
- Capacité d’écoute, diplomatie, faculté d’adaptation aux différents interlocuteurs,
- Maitrise de soi, capacité à évaluer les situations et à prendre du recul,
- Savoir faire preuve de patience, de tolérance.
Conditions de recrutement
- Poste à pourvoir dés que possible à temps complet 37h30/semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT).
- Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des Adjoints administratifs, catégorie C).
- Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants + forfait mobilité durable.
- Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap.