UN·E ASSISTANT·E DE DIRECTION ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F

Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible

Environnement du poste

Au sein de la Direction des finances et de la commande publique, vous serez en charge du recueil et du traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Vous assurez un rôle de soutien stratégique et opérationnel, garantissant la fluidité des processus administratifs et comptables de la direction. Vous assistez également la Directrice.

Vos principales missions

Vous articulez vos fonctions autour de deux axes principaux : l’assistance de direction et l’appui à la gestion administrative de la direction :

Assistanat de Direction :

- Gérer l'agenda de la Directrice et organiser la logistique des instances clés (commissions budgétaires, commissions des finances, et autres instances), préparer les dossiers pour les réunions.
- Être en capacité de gérer quelques dossiers administratifs spécifiques sous le contrôle de la directrice
- Gérer le courrier, la boîte mail de la direction (DIRFI), et assurer le suivi du stock de fournitures.
- Être le/la référent(e) du suivi des heures supplémentaires, des congés et des absences des agents de la direction, et transmettre ces informations à la DRH.
- Rédiger les courriers, les notes et comptes rendus, rédiger et envoyer les ordres du jour des réunions de service.
Appui à la Gestion Administrative de la direction :
- Assurer un rôle d’interface avec les autres directions, aussi bien sur les missions comptables que commande publique.
- Suivre le circuit de signature des bons de commandes, assurer leur impression et classement.
- Effectuer les rappels nécessaires aux services internes concernant les bons de commandes en attente, les factures sans traitement, les rejets de mandats et les engagements non soldés.
- Rédiger et suivre les actes de régies (dépense et recette).
- Assurer le classement et l’archivage des pièces marchés.
- Contribuer à l'extraction et à la centralisation des indicateurs pour le bilan d'activité de la direction.

Votre profil

Vous avez des compétences en comptabilité, de préférence en comptabilité publique.
Vous maîtrisez l'outil bureautique (Word, Excel, Power Point).
Vous êtes rigoureux·se et vous avez un sens aigu de l'organisation et du service public.
Vous avez une capacité à gérer les urgences et les pics d'activité (notamment lors des périodes budgétaires).
Vous avez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous êtes reconnu·e pour votre goût du travail en équipe et pour votre capacité à travailler en autonomie.
Au quotidien, vous respectez les obligations de discrétion et de confidentialité.

Conditions de recrutement

Poste à pourvoir en remplacement, dès que possible, à temps complet 37h30/semaine (25 CA et 14 ARTT).
Recrutement par voie contractuelle (cadres d'emplois des Adjoints administratifs ou des Rédacteurs).
Rémunération indiciaire + RIFSEEF + participation employeur à la complémentaire santé + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75%.