UN·E ASSISTANT·E DE DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES H/F
Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible
Environnement du poste
Au sein de la Direction des ressources humaines, et en appui direct à la Directrice, vous assurez un rôle central de coordination, d’organisation et de suivi des activités de la direction.
Vos principales missions
- Assistanat de direction et organisation
- Assister la Directrice des ressources humaines dans l’ensemble de ses activités et organiser son plan de charge ;
- Assurer la gestion de l’agenda, l’organisation et la planification des réunions ;
- Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions ;
- Rédiger notes, comptes rendus, courriers et documents pour la direction ;
- Élaborer des tableaux de bord et des rapports de suivi.
- Gestion administrative et coordination
- Coordonner la gestion du courrier de la direction (distribution, parapheurs, classement, archivage) ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction ;
- Suivre des dossiers transversaux : CST, congés de la direction, mise à jour de l’organigramme, campagnes d’entretiens professionnels ;
- Assurer un rôle de relais d’information auprès des cadres et des agents ;
- Assurer un reporting régulier et alerter la hiérarchie si nécessaire ;
- Encadrement
- Superviser l’activité de l’assistante administrative en lien avec la Responsable carrière-paie;
- Organiser et conduire son évaluation professionnelle annuelle en lien avec la Responsable carrière-paie.
- Missions transversales
- Assurer la communication interne (rédaction et mise en ligne d’informations et actualités RH) ;
- Coordonner la mise à jour des procédures internes ;
- Piloter l’organisation logistique des événements internes (cérémonie des médailles, accueil des étudiants, journée d’intégration, fête du personnel etc.) ;
- Élaborer le bilan d’activité de la direction.
- Références
- Référent·e télétravail : vérification des dossiers de télétravail, établissement des arrêtés et suivi de la validité des documents.
- Réferent·e comptable : saisie des engagements, rapprochement des factures et suivi du budget en lien avec la directrice des ressources humaines.
- Référent·e CNAS : interface avec le CNAS, inscription des nouveaux agents et promotion des actions.
Votre profil
- Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
- Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
- Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d’un bon niveau ;
- Force de propositions, vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;
- Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.
Conditions de recrutement
- Poste à pourvoir à compter du 13 avril à temps complet, 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT) ;
- Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des rédacteurs principaux de 2ème et 1ère classes) ;
- Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants.
- Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap.
- Vous souhaitez donner un nouvel élan à votre carrière ou développer une première expérience, rejoignez-nous!