UN·E COORDINATEUR·TRICE ADMINISTRATF·VE H/F
Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible
Environnement du poste
Au sein de la Direction des Services Techniques, vous assurez un rôle clé de coordination et de gestion administrative. Véritable interface entre les équipes techniques, les élus, les services municipaux et les partenaires externes, vous contribuez au bon fonctionnement des activités techniques et au suivi de nombreux dossiers structurants pour la collectivité.
Vos principales missions
- Coordination administrative de la direction
- Organisation des réunions et rendez-vous
- Gestion et suivi des courriers entrants et sortants, des signalements via GRC 360,
- Appui administratif aux procédures et dossiers techniques (comptes rendus, notes)
- Gestion et suivi des devis des prestataires
- Administration du logiciel de gestion des travaux (création et mise à jour de profils)
- Gestion administrative de la défense incendie
- Suivi des contrôles et opérations de maintenance des poteaux et bornes incendie
- Mise à jour de l’état des équipements en lien avec l’agent voirie
- Gestion des signalements et incidents (prestataires, organismes compétents…)
- Suivi administratif des réparations et interventions
- Gestion administrative de l’astreinte technique
- Élaboration et suivi du planning des agents d’astreinte, suivi des feuilles d’astreinte
- Diffusion des informations liées aux incidents signalés
- Mise à jour des documents et données techniques du dispositif
- Gestion administrative de la flotte de véhicules en lien avec le service garage de la CPS
- Mise à jour du tableau de suivi des véhicules (pannes, sinistres, interventions…)
- Suivi des contrôles mensuels et des réparations
- Gestion des cartes carburant (création, modification, distribution, opposition)
- Suivi administratif des marchés liés aux véhicules (location, carburant, contrôle technique)
- Gestion administrative des agents opérationnels en lien avec la DRH
- Suivi des présences, congés et arrêts maladie, gestion du planning des congés,
- Suivi des formations et habilitations des agents,
- Gestion des équipements de protection individuelle (EPI) et pour les premiers secours,
- Suivi des subventions
- Participation au groupe de travail dédié aux subventions
- Appui à la préparation des dossiers de demandes de subventions
- Coordination et suivi administratif des versements
Votre profil
- Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
- Vous avez une bonne connaissance de l’environnement territorial ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
- Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
- Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d’un bon niveau ;
- Force de propositions, vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;
- Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.
Conditions de recrutement
- Poste à pourvoir dès que possible à temps complet, pour 6 mois, 37h30 par semaine (12,5 jours de congés + 7 jours de RTT) ;
- Recrutement par voie contractuelle (cadres d'emplois des rédacteurs territoriaux, catégorie B) ;
- Rémunération indiciaire + RIFSEEP + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75%.
- Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap.